Con los cambios llevados por parte de la Ley de Protección de Datos. Algunos de nuestros clientes han venido a preguntarnos sobre la comunidad de vecinos y la protección de datos. Por eso hemos considerado relevante realizar este post. Con las preguntas más frecuentes que suelen hacerse por parte de la comunidad de vecinos sobre la ley de protección de datos. Si quieres conocer todo sigue leyendo.
Comunidad de vecinos y la protección de datos, ¿afecta la Ley de Protección de Datos a las comunidades?
La Ley de protección de datos afecta a todo tratamiento de datos personales de personas físicas. Es decir, que si una comunidad de vecinos requiere la recogida de datos personales sí está sujeta al cumplimiento de la LPD. Es habitual que en las comunidades de vecinos se haga una gestión que requiere la recogida de datos personales de los propietarios como son: el nombre, apellidos, dirección y correo electrónico entre otros datos. Estos datos personales que quedan recogidos en lo que puede denominarse gestión de la comunidad de propietarios. Cuando se da el uso de sistemas de videovigilancia o de cámaras de seguridad, hay que recoger otro tipo de datos. Por tanto, al existir esta recogida de datos hay que cumplir la normativa en el tratamiento y protección de estos datos.
Obligaciones de las comunidades de vecinos respecto a la protección de datos
A no ser que se tenga contratado a un administrador de fincas que actúe como encargado del tratamiento de los datos recogidos, serán las comunidades de vecinos las responsables del tratamiento y obligación respecto a la protección de datos. Sin embargo, aunque se tenga contratado a un administrador de fincas, la comunidad seguirá siendo la responsable del tratamiento de los datos pero será el administrador de fincas quien actúe como encargado de los mismos. Ambas figuras deben ceñirse a la Ley de protección de datos y a las obligaciones que establece frente al tratamiento de dichos datos:
- Crear un registro de actividades de tratamiento
- Cumplir con el derecho de información
- Atender los derechos de protección de datos
- Determinar la legitimación de los tratamientos
- En caso de que exista un administrador de fincas, el contrato entre éste y la comunidad de vecinos deberá contener dichas cláusulas de protección de datos.
¿Hay que inscribirse en la Agencia Española de Protección de Datos?
Con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos. las comunidades de propietarios quedan exentas de la obligación de inscribirse en los ficheros de la Agencia Española de Protección de Datos. Sin embargo, debe configurarse un registro de las actividades de los tratamientos que se llevan a cabo. Tanto por parte de la comunidad de propietarios como por parte del administrador. Este registro es de carácter interno y no debe comunicarse a la Agencia de manera obligatoria. Sin embargo ésta puede requerirla en cualquier momento.
¿Existe la obligación de realizar análisis de riesgos del tratamiento de datos?
Puesto que el tratamiento de los datos que forman parte de una comunidad de vecinos y el de las cámaras de videovigilancia suponen muy poco riesgo, no será obligatorio realizar dicho análisis de riesgo. Sin embargo si sería conveniente adoptar las medidas de seguridad pertinentes.
¿Qué datos se pueden exponer en el tablón de anuncios sobre los vecinos morosos?
En la Ley de Propiedad Horizontal (art.16.2) se contempla que en la convocatoria a Junta, en el caso de los vecinos morosos, se notifique de manera individual por correo, o mediante la intranet (cuyos vecinos deben tener contraseña y clave para acceder). Sin embargo, se podrá difundir una lista, de manera pública, de los vecinos morosos, tal y como se encuentra recogido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal apartado h.
Cámaras de videovigilancia, comunidad de vecinos y protección de datos
Para que pueda llevarse a cabo la instalación de equipos de cámaras de videovigilancia en una comunidad de vecinos, será necesario, que previo a la instalación, exista un acuerdo de la junta de propietarios. Por supuesto, las cámaras solo podrán instalarse en las zonas comunes. No podrá captar imágenes de la vía pública salvo una franja mínima de acceso al inmueble. No podrán captase imágenes de terrenos o vivienda colindantes a la finca ni tampoco otro espacio que sea ajeno a ella. Toda esta información está recogida y puede verse en la web de la Agencia Española de Protección de Datos en su apartado sobre videovigilancia. Lo recomendable es instalar dichas cámaras de videovigilancia con una empresa especializada, con el fin de asegurarse que se cumplirá la normativa.
¿El portero podrá mirar las imágenes de las cámaras de seguridad? ¿Hay que pagar por la ley de protección de datos?
Las imágenes de las cámaras de seguridad son de acceso restringido a la comunidad de propietarios. Ningún vecino podrá visionar dichas cámaras en un canal de televisión comuniatario. En caso de que el acceso a las cámaras de videovigilancia fuera a través de internet, dicho acceso quedará restringido mediante un código de usuario y una contraseña que solo conocerán las personas que estén autorizadas al tratamiento y visionado de dichas imágenes. El cambio de manera regular de dicha contraseña evitará que esta pueda ser jackeada.
¿La Ley de Protección de datos afecta a los videoporteros?
Puesto que los videoporteros forman parte de la intimidad de cada una de las viviendas y forma parte del ejercicio de dichas personas en su hogar, no se aplica la ley. Sin embargo, la ley si se aplicará en caso de que dichos videoporteros graben imágenes de manera constante y éstas puedan ser accesibles a través de internet o mediante emisiones por las televisiones de los vecinos, sobretodo en el caso de que dichas grabaciones lleguen al conjunto del patio o a la vía pública. Si las cámaras del videoporteor reproducen en tiempo real las imágenes de todo lo que ocurre en la portería de un edificio, su ejercicio se está extendiendo más allá del ámbito del hogar por lo que pasan a formar parte del tratamiento de datos de carácter personal que sí está sujeto a la normativa de la ley que protege dichos datos.
En Finca Gestión Montesinos te ayudamos a definir qué datos deben estar protegidos y cuáles deben cumplir de manera obligatoria la protección de datos. Además nos encargamos de todo lo relacionado con la proteccion de datos y administración de fincas. Ante cualquier duda pregúntanos. Estaremos encantados de atenderte.